מה זה אפיון פרויקט אוטומציה?
במילים פשוטות, אפיון הוא המפה שמנחה אותנו איך יראה הפרויקט.
בלי אפיון, אנחנו פשוט "זורקים אוטומציות" לאוויר, ובוחרים מערכות שלא בהכרח מדויקות ללקוח. כמובן שזה הולך לעלות לנו בכסף, זמן ובעיקר כאב ראש ותסכול.
אפיון איכותי של פרויקט אוטומציה מתחיל בשאלות
הנה כמה שאלות שמומלץ לשאול:
- מה הבעיות שאנחנו רוצים לפתור בעסק?
(מומלץ לעבוד מחלקה מחלקה - שיווק, מכירות, תפעול, שירות לקוחות וכו')
- מהן הפעולות הידניות שחוזרות על עצמן היום שלוקחות זמן?
- מהפם הפערים הכי משמעותיים היום בכל אחד מהתהליכים העסקיים?
- איפה יש נזילות כסף?
(כלומר פערים משמעותיים במשפך השיווק והמכירה)
- אילו מערכות קיימות וכיצד הן מתחברות?
- איזה תהליכים כן עובדים היום בצורה טובה?
דוגמא לאפיון פרויקט אוטומציה מוצלח
נפגשתי עם חבר טוב שגר בקופנגן לקפה, אמנם זאת לא היתה פגישת אפיון רשמית אבל על הדרך ככה עזרתי לו עם הייעול של העסק הדיגיטלי שלו ושל אשתו בתחום ההתפתחות האישית.
הכאב העיקרי שלו היה שהוא מרגיש שההוצאות הקבועות של העסק גבוהות מאוד, ואפשר לחתוך אותן משמעותית. 2 השאלות ששאלתי אותו ועזרו לי לייעץ לו היו:
- תתאר לי את כל אנשי הצוות - מה כל אחד ואחת עושה
- תראה לי את כל המערכות שאתם משלמים עליהן מנוי קבוע
בפגישה של פחות משעה הבנתי שיש 3 אנשי צוות שחלק מהמשימות שלהם חופף, אז ביצענו שם כמה דיוקים.
בנוסף ראינו שיש לפחות 4 מערכות בתשלום חודשי קבוע שהן מיותרות לחלוטין, אחת מהן עולה להם 1000 ש"ח בחודש!
בקיצור, נראה שהפגישה הזאת חסכה לעסק שלהם לפחות 50,000 ש"ח בשנה (!) ועוד לא התחלנו להכניס תהליכי אוטומציה, בינתיים רק הבאתי לו כמה רעיונות.
מהם שלבי האפיון לפרויקט אוטומציה?
טוב האמת שקצת מאתגר לתאר במאמר בבלוג את השלבים המלאים בתהליך האפיון, הפרק הראשון של קורס אוטומציה עסקית מתמקד באפיון והאורך שלו כמה שעות! (לא כולל התרגול, המשימות ושיעורי ההעשרה בנושא)
שלב 1: הבנת התמונה העסקית
מטרת השלב היא לקבל הבנה כללית על הפעילות של העסק - המוצרים והשירותים, הצוות והלקוחות.
נשאל שאלות כמו:
- מה העסק עושה?
- מה השירותים/מוצרים שהוא מציע?
- מה הכאבים המרכזיים בתהליכים הקיימים?
- מה התפקיד (הכובע) של כל אחד מאנשי הצוות?
שלב 2: מיפוי תהליכים קיימים
בשלב הזה נצלול קצת יותר לעומק ונרצה לקבל תמונה יותר מעמיקה של התהליכים העסקיים בכל אחת מהמחלקות.
בשלב הזה חשוב לראות בעיניים את התהליכים ולא רק לבקש מהלקוח לתאר את הדבר הזה.
נרצה לשאול את בעל העסק:
- איך נראה תהליך השיווק? איך נראה מסע הלקוח?
- מה השלבים בתהליך המכירה? מה קורה לפני, תוך כדי ואחרי??
- איך נראה תהליך התפעול, האספקה?
- מה קורה אחרי סיום השירות עם הלקוח?
- איך מתבצע היום שירות הלקוחות?
שלב 3: זיהוי נקודות לשיפור
מטרת השלב הזה היא הסקת מסקנות ראשונית. עוד לפני כתיבת האפיון המלא יהיה לנו רעיונות, כיוונים והברקות לפרויקט שאנחנו עתידי לבנות, וכבר כאן נכתוב אותן ונשאל שאלות בהתאם:
- איפה מתבזבז הכי הרבה זמן?
- איך ואיפה נופלים לידים בין הכסאות?
- איפה העובדים חוזרים על אותה פעולה שוב ושוב?
שלב 4: הגדרת מטרות ברורות
בשלב הזה נשאל שאלות כדי להבין מה יהפוך את הפרויקט למוצח בעיני הלקוח (ולא בעיניים שלנו - אבחנה קטנה אבל חשובה!) נשאל:
- מה יחשב בעיניך להצלחה?
- האם המטרה העיקרית היא לחסוך זמן? לשפר חווית לקוח? להגדיל הכנסות?
שלב 5: בחירת מערכות וכלים מתאימים
בשלב ה-5 של האפיון אנחנו נתמקד בכל מה שקשור לבחירת כלים ומערכות מתאימות.
- באילו מערכות משתמשים כבר?
- איזה מערכות צריכות לדבר עם איזה מערכות?
(שאלה שבגדול נשאל את עצמנו - ללקוח כנראה לא תהיה תשובה) - מה התקציב עבור הכלים?
- איך הידע הטכני של הצוות?
טיפים חשובים לתהליך איפיון מוצלח
כותב לך כאן כמה המלצות קריטיות שהושגו בדם, יזע ודמעות, קחו אותן ב-2 ידיים:
- לבצע את האפיון מול כמה אנשי צוות ולא רק מול מישהו אחד.
כן אני יודע שקל להתנהל מול בן אדם אחד אבל נראה שהמנכ"ל לא יכיר לעומר את הדרישות של מנהל המכירות, לא יזהה את הגחמות של מנהלת המשרד, ובטח לא יבין מה איזה מדדים מנהל המכירות רוצה לראות ברמה שעתית. בקיצור - לפעמים כמה דקות שיחה עם אנשי צוות נוספים יכול להיות הפעולה הכי חשובה בתהליך האפיון.
- לכתוב תוך כדי, ולא אחר כך!
למרות שיש לי זכרון טוב, על פעם שניסיתי לזכור בעל פה פגישת אפיון ורק אחר כך להוריד אותה לכתוב זה היה טעות. היום אני רוצה להיות עם דף ועט, או קובץ Docs פתוח, ולרשום כל מידע חשוב שיעזור לי.
טיפ למתקדמים: להקליט את שיחת הזום, ולבצע תמלול וסיכום בעזרת כלי AI כמו TimeOs. - איך לדעת שהאפיון שעשיתי מוצלח?
שמעתי מאשת אוטומציה ותיקה (ענת האלופה) שאפיון טוב אומר שאני יכול להחליף את המנכ"ל. אם במהלך האפיון אני לא קרוב לשם, כנראה שלא שאלתי מספיק שאלות.
מה התוצר הסופי של אפיון פרויקט אוטומציה?
בואו נעשה סדר: תהליך האפיון עצמו מתחיל בפגישה (או סדרת פגישות), ובסופו אני מגיש ללקוח מספר תוצרים:
- תרשים ויזואלי שכולל את ה-Flow עבור כל תהליך (מומלץ להשתמש ב-Miro)
- מסמך שמתאר את המצב המצוי, ומטרת הפרויקט והתהליכים העיקריים שהולכים להתבצע לפי שלבים.
- טבלה של כלי האוטומציה שאיתם נעבוד, שכוללת תמחורים ותיאור קצר על כל כלי.
איך לומדים לאפיין פרויקטים ברמה גבוהה?
אפיון פרויקט אוטומציה הוא השלב הראשון בכל תהליך, אבל לא היחיד.
אחריו אנחנו צריכים כמובן את הידע הטכני והמקצועי שישרת אותנו בתהליך הבנייה ולאר מכן ההטמעה.
לכאן כמובן נכנסות מיומנויות נוספות כמו תקשורת בין אישית, מנהיגות, הובלה, הדרכה, וכן מיומנויות עסקיות אם אנחנו רוצים להפוך את המקצוע הזה לעסק רווחי ויציב שיתן לנו הכנסה נוספת (או עיקרית).
בקורס תותחי אוטומציה עסקית של אוטומיישן סקול אנחנו מלמדים את כל אלה (ועוד המון) ברמה הכי גבוהה שיש כבר מעל 5 שנים. יש לנו קהילת תותחי ותותחיות אוטומציה שעוזרים אחד לשני על בסיס יומי, ואפילו אנחנו מחלקים את 3 הפרויקטים הראשונים לכל תלמיד!
