היכרות עם מערכת איירטייבל - ואיך היא תורמת להתייעלות של עסקים

מה זה איירטייבל?

העיצוב החזותי הנקי והיכולת ליצור טבלאות מקושרות ותצוגות מותאמות אישית הופכים את איירטייבל לכלי אידיאלי לניהול פרויקטים, מעקב אחר משימות ושיתוף מידע יעיל בין אנשי צוות.

בנוסף, איירטייבל כוללת מגוון רחב של תבניות מוכנות שחוסכות זמן בהקמה, וכן אפשרויות אוטומציה ואינטגרציה חכמות להעברת מידע עם נתונים בין מערכות שונות. תוסיפו לזה מסלול חינמי מפנק לכל החיים וזאת הסיבה שהיא הופכת להיות יותר יותר מוכרת ואטרקטיבית.

אמנם לא כל עסק זקוק בהכרח לכל התכונות המתקדמות, אבל בסך הכל איירטייבל מתאימה למגוון רחב של עסקים וצוותים המחפשים פלטפורמה גמישה ונוחה לניהול העסק: מעסקים של וואן מן שואו שם בן אחד דרך סטארטאפים ועד ארגונים גדולים.

כמה נתונים על המערכת

• Airtable מדורגת בין 10 החברות המובילות ברשימת Forbes Cloud 100, מה שמצביע על מעמדה כפלטפורמה מובילה בענן.
• Airtable משרתת למעלה מ-300,000 ארגונים, מה שמדגים את הפופולריות שלה בקרב עסקים.
• 80% מחברות ה-Fortune 500 סומכות על Airtable, מה שמצביע על המשיכה והשימושיות שלה עבור ארגונים גדולים.

איך משתמשים באיירטייבל

כדי להתחיל להשתמש באיירטייבל לניהול פרויקטים ומשימות בעסק, מתחילים בפתיחת חשבון חינמי בפלטפורמה. 

התהליך פשוט וניתן להירשם עם כתובת אימייל או חשבון גוגל. לאחר מכן, המשתמש יכול ליצור Base (שזה המקביל לגיליון במונחי גוגל שיטס) ולהתחיל לשחק...
אחד היתרונות של איירטייבל הוא מגוון התבניות שהיא מציעה שחוסכות זמן בהקמה הראשונית ואפילו נותנות השראה וכיוונים מעניינים למי שרוצה לפתח בעצמו מאפס:

אחרי שפתחנו בייס חדש או בחרנו תבנית השלב הבא הוא להגדיר את העמודות והשדות הרלוונטיים בטבלה, ממש כמו באקסל, אבל חכו זה הולך ומשתפר. נגיד הפרויקט שלנו מתמקד בניהול לידים, העמודותיהיו למשל: שם מלא, טלפון, מייל, מקור הגעה, סטטוס, נציג, תאריך השארת פרטים, תאריך פולואפ והערות. 

חשוב לשים לב להגדיר סוג עמודה רלוונטי (טקסט, תאריך, צ'קבוקס, רשימה ועוד). 

כדאי גם לנצל את האפשרויות של טבלאות מקושרות ליצירת קשרים בין נתונים, למשל בין משימות לפרויקטים או בין לקוחות למכירות. למשל לארגן בבייס אחד את כל אנשי המכירות, ובעמודת אנשי מכירות לבחור מתוך הבייס הזה.

אחד הפיצ'רים האהובים עליי (מתוך רבים) הוא ה-Group. בגדול זאת אפשרות לארגן את המידע בצורה מאוד מסודרת לפי קטגוריות. למשל בדוגמא של ניהול הלידים נוכל להגדיר תצוגת Group לפי "סטטוס",

וככה נראה בצורה מאוד נוחה את כל הלידים לפי הסטטוס שלהם:

לקינוח, מומלץ להוסיף תצוגות שונות המסננות ומציגות את המידע בצורה ויזואלית, כמו תצוגת לוח קאנבן, תצוגת קלנדר או תצוגת גאנט לניהול פרויקטים על ציר זמן. 

עם העקרונות הבסיסיים הללו, כל עסק יוכל להתחיל לארגן ולנהל ביעילות את המידע והמשימות הקריטיים שלו באיירטייבל.

דוגמאות לשימושים נפוצים של איירטייבל בעסקים וארגונים

בזכות הגמישות והאינטואיטיביות שלה, איירטייבל מאפשרת להתאים את סביבת העבודה לצרכים הייחודיים של כל צוות. כך למשל, איירטייבל יכול לשמש לניהול פרויקטים ומעקב אחר התקדמות המשימות של חברי הצוות. 

באמצעות טבלאות מקושרות, תצוגות ולוחות זמנים חזותיים, ניתן לראות בקלות מי אחראי על כל משימה, מה הסטטוס שלה ומתי היא אמורה להסתיים. בנוסף, איירטייבל יעיל מאוד לניהול ומעקב אחר נתונים עסקיים כמו לידים, לקוחות ומכירות. 

ניתן לנהל את כל המידע בטבלה אחת, לסנן ולמיין אותו בקלות ולייצר דוחות ותובנות. גם בתחומים כמו ניהול מלאי, לוגיסטיקה ורכש, איירטייבל מציע דרך חכמה לעקוב אחר פריטים, הזמנות וספקים. 

חברות רבות משתמשות באיירטייבל גם לצורך תכנון אירועים, כנסים ופגישות, תוך ניהול ההרשמות, לו"ז ההרצאות, ההוצאות והמשימות של הצוות. 

לבסוף, בחברות הייטק רבות איירטייבל משמש ככלי מרכזי במעקב אחר באגים, בדיקות, משימות פיתוח ותהליכי אפיון ועיצוב מוצר. הוא מאפשר לחבר את כל חלקי הפאזל ולתת תמונה מלאה של הסטטוס בכל רגע נתון.

ייעול עבודת צוות ושת״פים בעסק

איירטייבל מאפשרת שיתוף מידע בזמן אמת בין מספר חברי צוות, מה שמאפשר לכל חברי הצוות לעבוד על אותם נתונים ולהתעדכן בשינויים באופן מיידי. עם תצוגות מותאמות אישית לכל משתמש לפי צרכיו, כל חבר צוות יכול לראות את המידע הרלוונטי לו בפורמט הנוח לו ביותר. 

ניתן להגדיר הרשאות וסינון מידע כך שכל משתמש יראה רק את מה שמותר ונחוץ לו, ללא חשש מפני דליפת מידע סודי. 

המערכת גם מאפשרת משלוח התראות אוטומטיות ועדכונים על שינויים למשתמשים הרלוונטיים, כך שכולם מעודכנים מיד ללא צורך בעדכונים ידניים. 

בנוסף, איירטייבל משתלבת בצורה חלקה עם פלטפורמות נפוצות כמו סלאק, ג׳ימייל או זום, ומאפשר שיתוף מידע ודיונים ישירות משם, מבלי לעבור בין אפליקציות. בצורה זו, איירטייבל מקל משמעותית על תקשורת ושיתוף פעולה בין אנשים בארגון ומייעל את עבודת הצוות.

וכמובן שלאיירטייבל יש התממשקות מאוד נוחה עם Make שהיא מערכת האוטומציות הפופולארית שדרכה אפשר להתחבר כמעט לכל מקום

לקורס חינמי על מערכת Make לוחצים כאן

טיפים מתקדמים לשימוש ב-Airtable

שימוש מושכל בסינונים, חיפושים וקבוצות מאפשר לארגן את הנתונים בצורה אינטואיטיבית ונגישה. בנוסף, איירטייבל תומכת במגוון רחב של נוסחאות מתמטיות וחישובים אוטומטיים שחוסכים זמן יקר ומונעים שגיאות אנוש. 

דוגמאות לכך כוללות סיכום ערכים, מעקב אחר KPIs, או עדכון סטטוסים על סמך קריטריונים מוגדרים מראש. כמו כן, ניתן בקלות לייבא ולייצא נתונים בין איירטייבל למערכות חיצוניות נפוצות כמו אקסל, גוגל שיטס או תוכנות CRM, כך שהמידע תמיד מסונכרן ומעודכן. 

ולבסוף, הAPI הגמיש מאפשר פיתוח של אינטגרציות מתקדמות עם כמעט כל מערכת או שירות עסקי אחר. 

שילוב נכון של כלים ייחודיים כמו Blocks, Views ו-Forms יכול להפוך את איירטייבל למערכת עוצמתית שמותאמת בדיוק לצרכים הספציפיים של העסק או הארגון שלכם.

כמה עולה איירטייבל ואיזה חבילות מחירים הם מציעים?

איירטייבל מציעה מגוון חבילות מחירים המותאמות לצרכים של עסקים וצוותים בגדלים שונים. התוכנית הבסיסית, הנקראת "Free", היא ללא עלות וכוללת עד 1,200 רשומות ו-2GB של אחסון. לעסקים הזקוקים ליותר, קיימות 3 תוכניות בתשלום:

1. Plus - במחיר של $10 למשתמש לחודש, עם 5,000 רשומות לכל בסיס ו-5GB אחסון. 
2. Pro - עולה $20 למשתמש לחודש, ומכילה 50,000 רשומות לבסיס ו-20GB של שטח אחסון, לצד תכונות מתקדמות יותר.
3. Enterprise - תוכנית מותאמת אישית לארגונים גדולים, עם מחיר משתנה לפי הצרכים הספציפיים.

איירטייבל מאפשרת להתנסות בכל התכונות של התוכנית ה-Pro למשך 14 יום, ללא צורך בכרטיס אשראי, מה שמהווה הזדמנות מצוינת לבחון את התאמת הכלי לצרכי העסק לפני התחייבות. יתרה מכך, בהשוואה לפתרונות מתחרים כמו Asana או Monday.com, תוכניות המחירים של איירטייבל נחשבות תחרותיות ונגישות יותר במיוחד לעסקים קטנים ובינוניים.

איירטייבל מציע רמת אבטחה גבוהה לנתונים העסקיים שלך. כל המידע מוגן באמצעות הצפנה מקצה לקצה, והגישה מוגבלת רק למשתמשים מורשים. 

בנוסף, איירטייבל תומך בזיהוי דו-שלבי לשכבת אבטחה נוספת. האפליקציה של איירטייבל זמינה הן לאייפון והן לאנדרואיד, ומאפשרת גישה נוחה לנתונים גם מחוץ למשרד. במקרה של תקלה או אסון, איירטייבל מבצע גיבויים אוטומטיים מרובים מדי יום, כך שתמיד תוכל לשחזר את המידע. 

רוב התוכניות מאפשרות עד 50,000 רשומות בכל טבלת בסיס, ועד 5GB של צרופות. לבסוף, איירטייבל מציע אינטגרציות מובנות עם מגוון רחב של כלים פופולריים כמו סלאק, גוגל דרייב, דרופבוקס ועוד, כדי לייעל את זרימת העבודה שלך.

לסיכום, איירטייבל היא מפלצת לניהול מידע. היא משלבת יתרונות של בסיס נתונים וגיליון אלקטרוני.למרות שמדובר בכלי לא זול - התרומה שלה בייעול העבודה והמידע, היא משמעותית מאוד. איירטייבל מציעה ממשק ידידותי, גמישות רבה ושיתוף פעולה יעיל בין אנשים. עם שימוש חכם באיירטייבל אפשר לנהל פרויקטים, לקוחות, מלאי ועוד. היא מתאימה לעסקים מכל הגדלים, היא מכילה תבניות מוכנות שחוסכות זמן, תומכת בסינונים מתקדמים, אוטומציות ואינטגרציות. (מה צריך יותר מזה בחיים?)