איך לתמחר פרויקט אוטומציה עסקית בצורה מושלמת?

חשיבות התמחור המדויק בפרויקטים של אוטומציה עסקית

כאשר ניגשים לתמחר פרויקט אוטומציה, דיוק הוא קריטי. תמחור מדויק לא רק עוזר להבטיח רווחיות עבורינו כאנשי אוטומציה, אלא גם מונע חיכוכים עם הלקוח בשלבי הביצוע ובתקופה שאחרי.

תמחור שגוי עלול להוביל לאכזבה אצל הלקוח, דרישות לתשלומים נוספים מצד הספק, ולעיתים קרובות חוסר שביעות רצון מתיאום הציפיות שנעשה מראש שבסופו של דבר עלול לפגוע גם במוניטין שלנו וגם במוטיבציה - 2 משאבים חשובים ביותר לכל בעל עסק.

אז לפני שנסקור 3 מודלים מומלצים לתמחור ונכיר אותם מבפנים, בוא נדבר רגע על…

טעויות נפוצות בתמחור פרויקטים

יוצא לי לראות הרבה אנשי אוטומציה שמתמחרים בצורה שגויה (כולל אותי בתחילת הדרך).

כמו שאוטומציה עסקית היא מקצוע בפני עצמו, גם התמחור הוא מיומנות שחשוב ללמוד , וכשלא עושים את זה בוחרים בגישות תמחור אקראיות, שאולי מרגישות נכונות אבל הן בעייתיות מבסיס.

הנה כמה לדוגמא:

1. תמחור גלובאלי בסגנון "הכל עליי" - תמחור פרויקטלי הוא אמנם שיטה מומלצת כמו שנראה בהמשך אבל הבעיה מתחילה כשלא מגבילים את תכולת השירות של הפרויקט: כמה שעות הדרכה הלקוח מקבל? לכמה חודשים מוגדרת תקופה ההטמעה? איך מתייחסים לפיתוחים נוספים שהלקוח מבקש? וכו'... 

   לתת ללקוח הרגשה שנעשה בשבילו הכל אמנם יכולה להיות מפתה, אבל טומנת בטוחה חוסר שביעות רצון עתידי כמעט מובטח. 

2. חוסר תיאום ציפיות לגבי תחומי אחריות - במסגרת כל פרויקט יש פעולות ותהליכים שהם באחריות איש האוטומציה ויש כאלה שבאחריות הלקוח.
   אם לא מתאמים ציפיות בתחילת הדרך לגבי מי אחראי על מה, יכולות לצוף בעיות כאלה ואחרות:מה שמובן מאליו לי כאיש אוטומציה שהלקוח צריך לעשות, יכול להיראות בעיני הלקוח כמשימה שבאחריותי, ולהיפך.

    

   הנה כמה דוגמאות:
   
   - מי אחראי על כתיבת הקופי (התוכן השיווקי)?
   - מי אחראי על פעולות שצריך לבצע באתר?
   - מי אחראי על האקסל של הדאטא שצריך להעביר למערכת החדשה? 

3. אי הגבלת אחריות מול מערכות נלוות לפרויקט - במסגרת כל פרויקט אוטומציה משתמשים במערכות לצורף בניית התהליכים (למשל: Make לאוטומציות, מערכות CRM כאלה ואחרות, מערכות לשליחת ווצאפ וכו') בתום תקופת ההטמעה, לעיתים קורה שצצים באגים, עולות שגיאות פנימיות (היוש ל- Error 504 - המבין יבין..)במקרה הזה, הלקוח באופן טבעי מצפה שאנחנו נתקן את הבעיות האלה, שבכלל הפרויקט כרגע לא במסגרת תהליך ההטמעה והשגיאה בכלל קשורה למערכת עצמה ולא לתהליך שאנחנו בנינו.

   במקרים כאלה כמובן שנרצה לעזור ללקוח רק שהוא יצטרך לשלם על זמן העבודה שלנו, כי בהמשך לסעיפים הקודמים האחריות כאן היא לא לכל החיים ועל כל תחומי הפרויקט.

    

4. התחייבות על זמני סיום לא מציאותיים - לפעמים מתוך רצון לרצות את הלקוח או לזכות בפרויקט יש נטייה לתת הערכת זמן לא סבירה לביצוע הפרויקט.בגדול, אין עם זה בעיה במידה ויש לנו הרבה נסיון בסוג כזה של פרויקט, ואנחנו מצוידים בתבניות מוכנות מראש שמאפשרות לנו להרים את הפרויקט הזה במהירות.

   בד"כ נרצה לקחת טווח זמן ארוך יחסית, לשים לנו דד ליין פנים ארגוני וככה לא לאחר ללקוח בהגשת הפרויקט. על אחת כמה וכמה שבפרויקט יש תהליכים שלא יצא לנו לעשות והם דורשים בדיקה, לימוד וחקירה נוספים שכנראה יקחו הרבה זמן.

    

אז אחרי שעברנו על כמה טעויות נפוצות בתמחור (שגם ללקוחות חשוב להכיר אותן) נראה עכשיו כמה דרכים להערכת שווי הפרויקט בצורה מדויקת.

רגע לפני, חשוב לי להגיש אין דרך אחת שהיא הכי טובה. כמו שתראו לכל שיטה יש יתרונות וחסרונות ובסופו של דבר השיטה הכי מומלצת היא מה שעובד לכם.

3 שיטות תמחור מומלצות לפרויקטים באוטומציה עסקית

1. תמחור פרויקט מלא כולל אפיון

שיטה זו כוללת הצעת מחיר לפרויקט שלם, החל משלב האפיון ועד לסיום.

היתרון העיקרי כאן הוא שהעלות משתקפת ללקוח מראש, מה שמוביל לתיאום ציפיות גבוה ושביעות רצון כללית.

מומלץ להשתמש בשיטה הזאת רק שאנחנו יודעים להעריך כמה שיותר במדויק את הזמן והאנרגיה שיקחו לנו להרים את הפרויקט הזה, מתוך נסיון עם פרויקטים דומים שכבר יצא לנו לעשות

• יתרונות: תיאום ציפיות גבוה, זמן השקעה נמוך בבניית ההצעה.
• חסרונות: הערכת מחיר שגויה עלולה להוביל לפרויקט לא רווחי,השיטה מתאימה בעיקר למוצרים ותהליכים חוזרים. 

2. תמחור אפיון בנפרד ומכירת פרויקט לאחר מכן

בשיטה זו, האפיון מתומחר בנפרד מהפרויקט המלא. לאחר שהלקוח עובר את שלב האפיון, ניתן להגיש לו הצעת מחיר להמשך ביצוע.

הלקוח בעצם משלם לנו על תהליך האפיון (גרוסו מודו 1000-5000 ש"ח לאפיון שלוקח 3-10 שעות, אל תתפסו אותי עם המספרים זאת הערכה כללית) שבסופו מוגש לו מסמך מפורט של התהליכים, האוטומציות, המערכות ותרשימי הזרימה של הפרויקט יחד עם הערכת מחיר מדויקת.

• יתרונות: מאפשר ללקוח להכיר את הספק ולהבין את היקף העבודה לפני התחייבות לפרויקט המלא.
• חסרונות: תהליך מכירה ארוך יותר עם פינג פונג חוזר בין שלבי המכירה. 

3. תמחור על בסיס בנק שעות

כאן הלקוח קונה מראש שעות עבודה שנעשה בהן שימוש לפי הצורך.

השיטה מומלצת ללקוחות עם פרויקטים מורכבים או לא כאלה שקשה לו להגיד כבר בשלב הראשוני מה הוא בדיוק רוצה ואנחנו צופים מראש שזה יהיה פרויקט מתגלגל שתוך כדי תנועה יעלו צרכים נוספים.

• יתרונות: רווחיות גבוהה עבור ספקים שמנהלים את הזמן שלהם היטב, אפשרות למכור בנקים נוספים בעתיד, כשמעסיקים עובדים הרווח כאן הוא על זמן של מישהו אחר וקל לחשב רווחיות.
• חסרונות: חוסר שימוש במינוף מאחר ומשלמים לנו על הזמן שלנו אז לפרויקטים ותבניות שבנינו מראש אין משמעות מבחינת תגמול לפי ערך (ולא לפי זמן) 

אפשר לסכם את השיטות בטבלה הבאה:

עוד כמה דגשים חשובים בעניין תמחור פרויקטים

1. תזמון ותמחור בלת"מים: קחו תמיד בחשבון בלת"מים ותוסיפו אותם לתמחור מראש. עדיף לתמחר לפי שעות נוספות על מנת להימנע מהפתעות במהלך הפרויקט. 
2. שאלות תיאום ציפיות: בעת קבלת אפיון מלקוח, חשוב לברר באיזה שלב נמצא הפרויקט, מה הדחיפות שלו, ואילו פרמטרים יקבעו את בחירת הספק. 
3. עבודה מול נציג ספציפי: כאשר עובדים מול חברה עם מספר גורמים, מומלץ לעבוד מול נציג אחד שאחראי לאשר כל שלב בפרויקט. 
4. תמחור פיתוחים נוספים: תדאגו לציין בהצעה שכל שינוי מעבר למה שנקבע ייעשה בתמחור ותשלום נפרד. 
5. פירוט מערכות נלוות: בהצעת מחיר להוסיף טבלה מסודרת וברורה עם העלויות של המערכות הנלוות, כולל מחירים, מסלולים ומידע נוסף שחשוב לדעת. 
6. הוספת סעיף משפטי: הכניסו סעיף משפטי בהצעה המגביל את החבות הכספית שלכם לסכום ההכנסות מהפרויקט.

סיכום

אז לסיום, מקווה שבין אם אתם אנשי אוטומציה או בעלים של עסק שלקראת הטמעת פרויקט לקחתם כמה נקודות חשובות מהמאמר הזה… אפשר לשאול אותי כאן בתגובות כל שאלה ואשמח לענות!